Unsere Kommunikation am Arbeitsplatz verläuft vermehrt über E-Mail-Programme ab anstatt sich mit dem Kollegen persönlich zu unterhalten. Auch wenn die Mitglieder einer Projektgruppe nur ein oder zwei Tische weiter sitzen, wird der aktuellste Stand oder gar eine neue Projektidee per E-Mail weitergeleitet, sodass einige Kollegen erst dann erfahren, welche Neuerungen anstehen. Besonders auf höheren Ebenen ist eine konstruktive und persönliche Kommunikation untereinander sehr bedeutend. Sich völlig von der E-Mail-Kommunikation zu lösen ist sicherlich nicht die beste Lösung, daher sollte Sie auf gewisse Dinge achten.
Wir haben Sie bereits letztes Jahr in einem Beitrag auf Regeln im Umgang mit der E-Mail-Kommunikation hingewiesen. Heute wollen wir Ihnen 5 fatale Fehler in E-Mails präsentieren, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten – besonders, wenn Sie eine Senior Position innehaben!
1. Ganz oben auf der Liste steht etwas, das eigentlich selbstverständlich sein wollte
Schimpfwörter benutzen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter in der E-Mail-Kommunikation mit Kollegen ihrem Ärger über Kunden ober Partner durch äußerst unangebrachte Schimpfwörter Ausdruck verleihen. Auch wenn Sie dies nur intern machen und niemanden öffentlich beleidigen, so wirft dies kein besonders gutes Licht auf Sie als Führungskraft. Dies ist alles andere als cool und wird Sie höchstens als Choleriker abstempeln.
2. Einfach mal nicht antworten
Auch wenn es sich lediglich um eine Bestätigung oder die lang erwartete Antwort handelt, ein kurzes Dankeschön und freundliche Grüße werden nicht zu viel Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nehmen. Einfach nicht zu antworten ist sehr unhöflich. Außer Sie können das Thema in einem persönlichen Gespräch klären, das ist generell zu bevorzugen.
3. Streit per E-Mail
Die technologischen Entwicklungen der letzten Jahre haben den Umgang untereinander stark verändert. Es ist keine0 Seltenheit mehr, dass Facebook-Posts ganze Beziehungen (auch geschäftliche) zerstören. Wenn Sie jedoch ein Problem mit einem Ihrer Kollegen/Innen haben, dann klären Sie dies in einem persönlichen Gespräch. E-Mails können sicherlich viele Dinge vereinfachen aber sie können nicht wichtige Eigenschaften der menschlichen Kommunikation ersetzen: Mimik, Gestik, Körpersprache, Tonalität … Dies ist enorm wichtig, um Streits zu lösen also weg vom Keyboard und auf zu Ihrem Kollegen.
4. Um jeden Preis bei der E-Mail-Kommunikation bleiben
Sie sollten unbedingt wissen, wann es besser ist, lieber zum Hörer zu greifen oder gar ein persönliches Gespräch zu wählen. Überfrachten Sie Ihre E-Mail nicht mit zu vielen Details. Wenn es sich um ein komplexes Projekt handelt, dann besprechen Sie dies im Team und vermeiden Sie so Missverständnisse. Auch gravierende Änderungen im Arbeitsablauf oder in Projekten sollten Sie den Mitarbeitern, die nicht an einem Meeting teilgenommen haben, nie per E-Mail kommunizieren. Dadurch vermitteln Sie eine Art Zweiklassengesellschaft im Unternehmen, was sich äußerst negativ auf die Motivation, Produktivität und das Commitment Ihrer Mitarbeiter auswirken wird.
5. Mitarbeiter per E-Mail entlassen
Es soll schon vorgekommen sein, dass Beziehungen per SMS beendet wurden. Wollen Sie sich wirklich auf dieses Niveau herablassen? Versuchen Sie hier nicht den Boss zu spielen. Ein Mitarbeiter, egal aus welchen Gründen er entlassen wird, hat einen fairen Umgang verdient. Also geben Sie ihm konstruktives Feedback und besprechen Sie in einem persönlichen Gespräch die Umstände der Entlassung.
Wir hoffen, dass diese Hinweise Ihnen zukünftige Blamagen oder negative Konsequenzen am Arbeitsplatz ersparen, besonders wenn Sie sich in einer Senior Position befinden. Auf zu einer anständigen Form der E-Mail-Kommunikation!
