Professionelle E-Mail-Etiquette für angehende Senior Manager

Professionelle E-Mail-Etikette für angehende Senior Manager

Liebe angehende Senior Manager mit mangelnder E-Mail-Etikette,

wir alle profitieren von der “Ära der Kommunikation“: Minimaler Aufwand bei quasi nicht mehr vorhandener Wartezeit ermöglicht es uns mit unseren Nachrichten JEDEN im kleinsten Eck der Welt zu erreichen. Hochrechungen sprechen von fast 109 Milliarden Arbeits-E-Mails, die 2014 täglich versendet werden – über den ganzen Erdball verteilt. Ich bin mir ziemlich sicher, dass auch Sie zu dieser Hochrechnung beitragen. Machen Sie sich dabei jedoch auch Gedanken, welcher Anteil davon unprofessionelle E-Mails sind?

Doch was ist die beste E-Mail-Etikette, besonders wenn Sie gerade einem Headhunter oder anderen Kollegen in Ihrem Büro schreiben? Und da wir alle gelegentlich auch mal Urlaub machen, nutzen wir die automatischen “out of office” Benachrichtigungen. Diese können jedoch durchaus auch bei einem Headhunter oder Senior Manager landen. Wie sollte also Ihre E-Mail aussehen, damit Sie kompetent wirken und auch entsprechende Antworten in Ihrem Postfach finden?

Hier ist daher unsere freundliche “Anweisung zum Glücklichsein” – oder wie Sie sich eine professionelle E-Mail-Etikette aneignen. Denn Sie wollen sich doch nicht Ihren hart erkämpften Ruf durch fehlerhafte E-Mails zerstören lassen. 

Professionelle E-Mail-Etiquette fuer angehende Senior Manager

Jetzt seien Sie zu allererst mal ganz ehrlich mit sich selbst: Wie professionell sind Ihre E-Mails wirklich? Um sich vor einer falschen Selbsteinschätzung zu schützen, haben wir hier einen kleinen Test für Sie. Sagen wir mal, jede der unten stehenden Punkte lässt auf 10% Professionalität zurückschließen. Falls Sie sich sicher sind, dass Sie alle Punkte vollständig erfüllen: Herzlichen Glückwunsch! Ihre E-Mails sind zu 100% professionell und Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen. Falls nicht: Dann überlegen Sie sich schleunigst Strategien, wie Sie sich verbessern können.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 1: Aller Anfang ist der Betreff

Der Betreff sollte maximal 7 Wörter umfassen, die den Inhalt der E-Mail treffend beschreiben – nicht mehr. Selbst wenn Sie sehr beschäftigt sind gibt es keinen Grund Ihre Nachricht in den Betreff zu quetschen. Dies kann nämlich durchaus sehr nervig sein. Wenn Sie wirklich keine Zeit für eine ausführliche E-Mail haben, wieso greifen Sie dann nicht zum Telefonhörer und rufen die Person an?

  • Professionelle E-Mail-Etikette 2: Die Begrüßung

Ihre E-Mail sollte nicht abrupt beginnen, sondern mit einer freundlichen/formalen Anrede. Achten Sie darauf, wie Ihr Ansprechpartner seine E-Mail für gewöhnlich beendet. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie er oder sie angesprochen werden möchte. Auch die Kultur kann hier eine große Rolle spielen, daher lieber Vorsicht als Nachsicht in einem multikulturellen Umfeld. Sich professionell zu verhalten kann im Arbeitsumfeld jedoch durchaus von Vorteil sein.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 3: Die Aufmachung

Die E-Mail sollte eine einheitliche Formatierung besitzen, keine Wörter in reiner Großschrift (außer Sie wollen mal etwas ganz klar stellen), keine Rechtschreibfehler oder Tippfehler. Es gibt im Deutschen einen Unterschied zwischen Sie und sie oder dass und das. Nutzen Sie unbedingt die Autokorrektur bezüglich Tippfehler, achten Sie aber darauf, dass Ihr Smartphone nicht aus “Sehr geehrter” “sehr gern” macht oder ähnliches. Ich würde mich zwar als einen farbenfrohen Menschen bezeichnen aber selbst wir bei Experteer sind etwas irritiert, wenn wir E-Mails in 10 verschiedenen Farben erhalten. Eine Farbe würde für den Anfang schon reichen. Wenn Ihnen bestimmte Dinge wirklich wichtig sind, dann nutzen Sie die Funktionen fett oder kursiv. Und wenn etwas besonders dringlich ist – dann gehen Sie doch einfach direkt zu der betroffenen Person oder rufen Sie sie an. Denn ob Sie es glauben oder nicht: man kann nicht nur per E-Mail kommunizieren.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 4: Die Themen

Ihre E-Mails sollten immer so wenige Themen wie möglich enthalten (am besten nur ein einziges). Dadurch verhindern Sie, dass der Empfänger nicht vom Wesentlichen abgelenkt wird. Wenn beispielsweise immer wieder dieselben Anfragen an Sie herangetragen werden – wieso nicht eine Seite bei Wikipedia einrichten oder einen Blog (für den internen Gebrauch im Büro, nicht auf Facebook), sodass jeder auf die Informationen zugreifen kann?

  • Professionelle E-Mail-Etikette 5: Fakten und Anhang

Die Fakten in Ihren E-Mails sollten richtig sein, also lieber nochmal gründlich überprüfen, bevor Sie die E-Mail losschicken. Wenn Sie Daten verschicken, achten Sie darauf, dass Sie “kurz und knackig”  beziehungsweise wertvoll sind. Ihr Anhang sollte ein bestimmtes Datenvolumen nicht überschreiten, denn manche Leute empfangen Ihre E-Mail auf ihrem Mobiltelefon.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 6: Abkürzungen und Akronyme

Ihre E-Mail sollte keine Kurzformen wie LOL, MFG, Muc oder “Hey ihr” enthalten. Echt nicht! Oder wollen Sie als Senior Professional wie ein Teenager auf Twitter klingen? Auch andere Kurzwörter sollten Sie besser vermeiden, außer Sie sind sich absolut sicher, dass Ihr Gegenüber Ihre Geheimsprache auch versteht. Wenn Sie E-Mails an Ihre Freunde schicken: Kein Problem! Es hat keinen Sinn, sich besonders kurz zu fassen, wenn dann niemand versteht, was Sie sagen wollen.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 7: Der Schluss und Ihre Unterschrift

Das Beste kommt zum Schluss: Wie Sie Ihre E-Mail beenden bestimmt den Ton Ihrer Nachricht und wie Ihr Gegenüber die E-Mail “verarbeitet”. Im Zweifelsfall einfach “Vielen Dank im Voraus”, damit liegen Sie nie falsch. Ihre Unterschrift sollte nicht mehr als 5-6 Zeilen einnehmen. Verzichten Sie auf unerwünschten Anhang und nutzen Sie das Nur-Text-Format für Ihre Unterschrift (außer eine äußerst strenge Richtlinie Ihres Unternehmens zwingt Sie dazu). Bitte – und das ist ein Hinweis aus leidvoller Erfahrung – nutzen Sie keine Zitat von Bestsellern wie Godfather als Unterschrift. Es interessiert NIEMANDEN, glauben Sie mir. Außerdem sollte Sie keiner danach beurteilen, was Sie in Ihrer Freizeit gerne lesen.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 8: Die Länge und Hauptaussage

Zeit ist für Sie eine wertvolle Ressource, Ihre E-Mails sind daher kurz und Sie kommen auf den Punkt – zumindest ist das genau die E-Mail, die Sie gerne von anderen in Ihrem Postfach sehen, habe ich recht? Vielleicht können Sie das Leben anderer auch vereinfachen indem Sie gleich im Betreff schreiben: EOM (end of message) oder NRN (no response needed). Das widerspricht zwar etwas unseren oben aufgeführten Punkten, ist aber inzwischen als professionell abgesegnet und sehr üblich.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 9: Out-of-office

Die automatische Antwortfunktion “Out-of-office” wurde erfunden, um Ihnen zu helfen. Seltsame Hashtags, Details Ihrer letzten Alkoholexzesse, ungewünschte Details aus Ihrem Urlaub oder “coole” Bilder ohne Inhalt helfen niemandem und interessieren auch niemanden. Überlegen Sie mal kurz: Erwarten Sie, dass Ihr CEO solch eine E-Mail verschickt? Sie wollen doch nicht wie ein Teenager rüberkommen, der gerade seine pubertäre Phase überwunden hat. Es ist wirklich nicht entscheidend, wie cool Sie sind. Sie haben dies nicht nötig um sich Aufmerksamkeit zu verschaffen, sondern sollten stets Professionalität an Ihr Gegenüber vermitteln. Das allein ist der Sinn und Zweck einer “out-of-office”-Nachricht. Ende der Diskussion.

  • Professionelle E-Mail-Etikette 10: Allen Antworten

Sie kennen bestimmt die “allen antworten”-Funktion. Lassen Sie es sich gesagt sein: Sie zeigt nur, dass Sie gerade ziemlich unproduktiv sind und dringend mehr Arbeit brauchen. Und außerdem ist es ziemlich nervig für all die, deren E-Mail-Adresse in der CC-Zeile steht. Mag hart klingen, ist aber so.

Und, wie schneiden Sie ab? Ich hoffe, dass wir bereits die ein oder andere Diskussion in Ihrem Kopf anstoßen konnten. Übrigens: nicht verzweifeln, wir mussten alle mal bei null anfangen und – glauben Sie mir – haben alle Fehler gemacht. Halb so wild, solange Sie in Zukunft mehr auf Ihre E-Mail-Etikette achten. Dann gelingt auch der nächste Karriereschritt.

Mit den besten Grüßen

Ihr Experteer-Team (das gerade die automatische Antwortfunktion für den Urlaub konfiguriert!)



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