Forschungsergebnisse zeigen, dass Kommunikationsprobleme mit dem Manager oder dem Vorgesetzten als einer der Hauptgründe für unzufriedene Mitarbeiter am Arbeitsplatz gelten. Dabei entsteht diese Situation häufig aus einem Versäumnis des Managers heraus, der seine Erwartungen an den Mitarbeiter nicht klar kommuniziert hat.
Reden wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist? – Effektive Kommunikation geht anders.
Oftmals nehmen Manager fälschlicherweise an, dass ein Angestellter genau weiß, wie er eine Aufgabe zu erledigen hat, ohne dass ihm zuvor gesagt wurde, wie er sie angehen soll. Wenn der Mitarbeiter dann auf dieses Thema angesprochen wird, stellt sich heraus, dass er die Erwartungen seines Vorgesetzten ganz falsch eingeschätzt hat. Aufgrund dieser offensichtlichen Fehlkommunikation liefert der Mitarbeiter nicht die gewünschten Leistungen ab, woraufhin sich Manager und Mitarbeiter gegenseitig die Schuld dafür zuschieben. Letztlich sind beide Parteien verärgert, was allgemein zu einem Leistungsabfall führt. Nutzen Sie daher Ihre Führungskompetenz.
Die Schlüsselfaktoren: Erwartungshaltungen klären als wichtige Führungskompetenz
Arbeit. Für Ihr Team ist es unerlässlich, dass jeder genau weiß, was von ihm in professioneller Hinsicht erwartet wird. Gibt es eine Stellenbeschreibung, die ein neuer Mitarbeiter sich durchlesen kann, wenn er zum Team stößt? Gibt es aber auch unausgesprochene Regeln über die Qualitätsstandards der Arbeit, über die Tiefe seines Fachwissens oder darüber, wie ein erfolgreiches Projekt definiert wird? Wo fängt ein Verantwortungsbereich an und wo endet er? Welche Funktionen soll der Mitarbeiter erfüllen? Das alles geht weit über die Stellenbeschreibung hinaus, und ist doch ein wichtiger Teil davon. Um eine maximale Leistung zu erbringen und enge Arbeitsbeziehungen aufzubauen, müssen diese Erwartungen geklärt und von allen akzeptiert werden.
Kommunikation. Die Kommunikation ist einer der wichtigsten Bestandteile des Unternehmensalltags und sie ist viel zu wichtig, um sie dem Zufall zu überlassen. Jeder Einzelne arbeitet mit Rücksicht auf seine eigenen Vorlieben und Gewohnheiten, die möglicherweise mit den Arbeitsweisen oder Vorlieben von anderen Mitarbeitern kollidieren. Wer Verhaltensregeln klar festlegt, hilft seinen Mitarbeitern dabei ihre Arbeitsbereiche effizienter und souveräner zu koordinieren.
Welche Art von Kommunikation funktioniert am besten – formelle oder informelle? Was muss kommuniziert werden, was muss auf welcher Unternehmensebene diskutiert werden? Wie oft muss man kommunizieren? Welche Information soll auf welchem Kanal vermittelt werden? Wie soll die Kommunikation auf verschiedenen Ebenen protokolliert werden?
Zeit. Wer mit mehreren Leuten zusammen an verschiedenen Projekten arbeitet, sollte seine Zeit und die der anderen im Auge behalten. Abhängig von der jeweiligen Unternehmensebene muss klar sein, wann die Mitarbeiter mit einer Rückmeldung rechnen können. Zu welchen Zeiten arbeiten die anderen Teammitglieder? Das wird dann wichtig, wenn man einmal in einem virtuellen oder internationalen Team arbeiten soll.
Kultur. Die Unternehmenskultur muss eindeutig definiert werden, damit Teammitglieder wissen, an welchen Werten sie ihre Arbeit ausrichten müssen. Egal, ob jemand Berufseinsteiger ist oder bereits jahrelange Erfahrung gesammelt hat, jeder bringt seine eigenen Erfahrungen und Gewohnheiten mit in ein neues Arbeitsumfeld. Wenn diese sich von der neuen Unternehmenskultur unterscheiden, kann es zu Leistungsabfällen und zwischenmenschlichen Konflikten führen.
3 Schritte, wie man die Erwartungshaltung klärt
Nachdem Sie die Erwartungen an Ihre Mitarbeiter geklärt haben, sollten Sie sich eine Checkliste machen, um zu kontrollieren, ob Sie und Ihre Team in diesem Sinne handeln. John Baldoni hat dafür eine Checkliste für Manager ausgearbeitet:
- Weiß Ihr Team, was von ihm erwartet wird? Lassen Sie Ihr Team in eigenen Worten formulieren, was Sie ihm gesagt haben. Führen Sie Gespräche mit den Teammitgliedern, um herauszufinden, ob diese Ihre Anweisungen richtig verstanden haben. Vielleicht sind ihre Mitarbeiter zwar hoch spezialisiert, wissen aber nicht, wie sie ihr Wissen zum Wohle des Unternehmens einsetzen können.
- Haben Sie Ihrem Team klargemacht, was es von Ihnen erwarten kann? Zeigen Sie Ihren Mitarbeiter, dass sie mit Anliegen jederzeit zu Ihnen kommen können. Es sollte klar sein, wann und wie sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen können und dass Sie Ihren Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite stehen. Wie häufig jemand Sie als „Wissensquelle“ in Anspruch nimmt, ist von Mitarbeiter zu Mitarbeiter verschieden. Für einen Berufseinsteiger verkörpern Sie eher den Lehrer als den Vorgesetzten. Für einen erfahrenen Arbeitnehmer haben Sie vielleicht die Rolle eines Trainers inne, der ihn mit neuen Gewohnheiten und kulturellen Unterschieden in der neuen Firma vertraut macht. Für Ihr Team werden Sie auf jeden Fall derjenige sein, der das Sagen hat.
- Wissen die Mitarbeiter, was sie von ihren Teamkollegen erwarten können? In einem Team hat jeder eine bestimmte Rolle sowie klare Verantwortungsbereiche. Jeder Einzelne muss wissen, wie seine Arbeit die der Kollegen beeinflusst und wie das Team effektiv zusammenarbeiten kann, um die Zielvorgaben zu erreichen.
Eines ist klar: Wenn Erwartungen kommuniziert werden, verbessert das die Beziehungen im Team. Die Mitglieder haben Vertrauen in den Manager und können auf Probleme angemessen reagieren. Wenn die Erwartungshaltung an das Team geklärt ist, vermeiden Mitarbeiter, dass sie ihre Arbeit redigieren müssen. Ebenso wenig können sie zur Verantwortung gezogen werden, wenn sie unklar formulierte Erwartungen nicht erfüllt haben. Wenn Erwartungshaltungen richtig kommuniziert werden, ist nicht nur Ihr Team zufriedener – auch die Leistung stimmt.
