Ist dieses Meeting wirklich nötig

Ist dieses Meeting wirklich nötig?

Es ist vermutlich einer der meist verwendeten Sätze im Unternehmen: „Lassen Sie uns doch dafür ein Meeting ansetzen“. Diese Treffen ziehen sich oftmals in die Länge und scheinen häufig für viele Beteiligte überflüssig. Ist dieses Meeting wirklich nötig? Die Antwort ist: Gibt es kein Ziel, dann sollten Sie das Treffen auch nicht einfordern. Wenn Sie immer noch unsicher sind: Wir haben eine Checkliste für Sie vorbereitet.

Ist dieses Meeting wirklich nötig

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  • Bestimmen Sie, was bis zum Ende des Meetings entschieden, diskutiert und festgelegt werden muss.

     

Was ist der Sinn und Zweck des Meetings? Falls Sie als Initiator die Ziele nicht eindeutig definieren können, dann ist es auch nicht nötig, Ihre Mitarbeiter zusammenzutrommeln.

 

  • Gibt es eine Agenda für das Meeting?

     

Sobald Sie die angestrebten Ziele für das Meeting formuliert haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine Agenda aufsetzen, die diese Ziele eindeutig definiert. Ist das nicht der Fall, können sich die Teilnehmer nicht ausreichend auf die entsprechenden Agendapunkte vorbereiten und das Meeting bleibt ergebnislos – egal wie gut Sie dieses auch durchdacht haben.

 

  • Finden Sie heraus, was die Teilnehmer für sich aus dem Meeting mitnehmen sollen.

     

Ziele? Abgehakt. Agenda? Abgehakt. Aber was sollen die Teilnehmer aus dem Meeting lernen? Sind es Ideen, an denen sie weiterarbeiten sollen? Oder etwa vereinbarte Zielsetzungen für eine bestimmte Abteilung oder einen Mitarbeiter? Merken Sie sich: Es geht es nicht nur um die Absichten im Rahmen des Meetings, sondern vielmehr um die zu erledigenden Aufgaben für das Team danach.

 

  • Wer ist Teil des Meetings?

     

Viel zu oft werden Mitarbeiter zu Meetings gebeten, obwohl sie nichts Konkretes dazu beitragen können – sie befinden sich gewissermaßen „in CC“, vergeuden dabei jedoch wertvolle Arbeitszeit. Stellen Sie immer sicher, dass jeder Teilnehmer einen entsprechenden Mehrwert liefern – oder zumindest daraus mitnehmen –  kann. Denn wie das Sprichwort so schön sagt: Zu viele Köche verderben den Brei! Überflüssige Teilnehmer ziehen Meetings in die Länge und verschwenden die Zeit aller Beteiligten.

 

  • Wie lang soll das Meeting sein?

     

Wie viel Zeit benötigen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen? Versuchen Sie dies im Voraus festzulegen und halten Sie sich an den Zeitplan. Würden mit ausreichender Vorbereitung sogar nur 15 Minuten ausreichen? Oder erfordert das Treffen tatsächlich eine Stunde, und wenn ja, warum? Halten Sie Ihr Meeting so kurz wie möglich.

 

  • Ist es das Meeting wert?

     

Meetings befreien Mitarbeiter kurzfristig aus ihrem Arbeitsfluss bzw. Aufgabenfeld. Damit sinkt die Effizienz als auch die Produktivität. Wägen Sie also ab – ist es nötig, Ihre Mitarbeiter zu einem Meeting einzuladen oder wäre es sinnvoller, diese weiter an ihren Aufgaben arbeiten zu lassen?.

Bevor Sie also die Zeit, Energie und Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und Kollegen opfern, sollten Sie sich darüber klar werden, ob das Meeting wirklich nötig ist – oder vielleicht eine E-Mail ausreichend wäre. Wenn Sie sich an diese Checkliste halten, wird Ihr Meeting produktiv, effizient und erfolgreich. Und für diejenigen, die oft in Telefon- oder Videokonferenzen stecken: Diese Liste wird auch Ihnen helfen, Ihr Meeting produktiver zu gestalten.

Egal in welchem Rahmen Sie ihre Mitarbeiter versammeln, machen Sie sich bewusst: Vor dem Meeting ist nach dem Meeting.


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