Kontakt mit dem Headhunter von A bis Z

Erstgespräch meistern und Karrierechancen sichern

Headhunterkontakt: Von A bis Z

Sie wurden angeschrieben: „Sehr geehrter Herr X, bei meinen Recherchen für eine Stelle als Y bin ich auf Ihr vielversprechendes Profil gestoßen…“. Oder angerufen: „Frau Z, können Sie gerade frei sprechen…?“. Was hier relativ einfach klingt, ist eine Wissenschaft für sich. Denn der Erstkontakt mit Headhuntern birgt Tücken. Wir verraten, wie Sie den Kontakt mit dem Headhunter erfolgreich meistern und sich die nächste Karrierechance sichern.

Kontakt mit dem Headhunter von A bis Z

Die erste Hürde ist geschafft. Jetzt heißt es aufgepaßt. So umgehen Sie beliebte Fettnäpfchen im Headhuntergespräch.

Da der Headhunter auf Sie aufmerksam geworden ist, haben Sie im Vorfeld alles richtig gemacht. Vielleicht haben Sie sich professionell in sozialen und Business-Netzwerken präsentiert? Oder Sie haben sich online in fachbezogene Diskussionen eingebracht? Glückwunsch, Ihre Vorbereitung war exzellent. Doch leider war die erst der Anfang…

Sie wurden von einem Headhunter kontaktiert: Was heißt das?

Wenn Sie von einem Headhunter kontaktiert wurden, sind Sie in einer guten Verhandlungsposition. Ein guter Headhunter kontaktiert Sie nicht einfach nur bezüglich einer interessanten Position und überlässt Sie anschließend sich selbst – er bereitet Sie auf Ihren nächsten Karrieresprung vor. Personalberater fungieren als zwischengeschaltete Instanz zwischen Ihnen und Ihrem Wunschunternehmen. Daher vermitteln sie Ihnen bereits im Vorfeld wichtige Informationen zur Marktstellung einer Firma oder zu den Perspektiven, die eine Stelle für Sie bereit hält. Auch der Headhunter hat  ein Interesse daran, Sie erfolgreich mit einem Unternehmen zusammenzubringen. „Der Vorteil bei einer Bewerbung über einen Headhunter ist, dass Kandidaten Fragen stellen können, die sie in einem „normalen“ Bewerbungsablauf vielleicht nicht gestellt hätte“, erklärt Gregor Lenkitsch von Lenkitsch Recruiting.

Doch obgleich Sie in einer guten Position sind – immerhin passen Ihre Expertisen zur ausgeschriebenen Stelle des Headhunters – muss Ihnen klar sein, dass Sie sich in diesem Stadium erst in der Vorauswahl befinden. Höchstwahrscheinlich hat der Headhunter für die offene Position noch mindestens zwei bis drei andere aussichtsreiche Kandidaten an der Hand. Damit ist es für Sie noch wichtiger, beim Kontakt mit dem Headhunter alles richtig zu machen – und zwar von A bis Z.

1. Anruf vom Headhunter: So verhalten Sie sich

a. Der richtige Ton

Vielleicht hat der Headhunter Sie mit seinem Anruf auf dem falschen Fuß erwischt? Umso wichtiger ist es nun, entspannt zu bleiben und sich nichts anmerken zu lassen. Wenn Sie zulassen, dass es Ihnen jetzt die Sprache verschlägt, verschenken Sie Chancen. Chancen, den Personalberater am anderen Ende der Leitung zu beeindrucken, Chancen, mehr über die berufliche Herausforderung zu erfahren, die er im Portfolio hat. Chancen, die Ihnen womöglich den Weg zu Ihrer nächsten Wunschposition geebnet hätten. Atmen Sie einmal tief durch, wenn Sie unerwartet einen Headhunter an der Strippe haben; reagieren Sie höflich und zeigen Sie Interesse. Der Ton macht die Musik und: der erste Eindruck zählt. Bedenken Sie, dass Sie in dieser Phase nicht der einzige Kandidat sind – beweisen Sie also, dass Sie der Aussichtsreichste sind.

Sollten Sie zum Zeitpunkt des Anrufs nicht frei sprechen können, weil sich womöglich ein Kollege im Raum befindet, so können Sie den Headhunter bitten, Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren. Gleiches gilt, wenn Sie wirklich einen Blackout haben oder plötzlich extrem nervös sind. Nennen Sie dem Headhunter einen alternativen Zeitpunkt für ein Telefonat und stellen Sie sicher, dass Sie dann wirklich vorbereitet sind.

b. Do’s and Don’ts

Vorbereitung ist das A und O. Buchstäblich. Wer beim Anruf vom Headhunter völlig blank dasteht, hinterlässt einen schlechten Eindruck. Doch wie sollen Sie sich auf etwas vorbereiten, dass jederzeit eintreten kann – oder gar nicht? Hierzu sei gesagt: es geht nicht darum, dass Sie beim ersten unverhofften Anruf gleich mit einer Spitzenpräsentation loslegen, mit der Sie Ihre Fähigkeiten zu hundert Prozent mit der angebotenen Stelle in Einklang bringen. Vielmehr ist das erste Telefonat mit dem Headhunter eine Art Beschnuppern, ein Austesten nach dem Motto passt’s oder passt’s nicht?

Do: Elevator Pitch vorbereiten

Was Sie jedoch vorbereiten können – als Senior Professional oder Führungskraft sogar müssen – ist Ihr persönlicher Elevator Pitch. Können Sie sich im ersten telefonischen Kontakt mit dem Headhunter kurz und knackig präsentieren? Können Sie dem Headhunter in ein bis zwei Minuten darlegen, dass er alles richtig gemacht hat, als er Sie als möglichen Kandidaten ausgewählt hat?

Do: Antworten auf Standartfragen zurechtlegen

Bereiten Sie sich überdies auf grundlegende Fragen vor, die ein Headhunter immer stellen wird. „Warum möchten Sie wechseln? Wo sehen Sie sich in den nächsten zwei bis drei Jahren?“ Wenn Sie diese Fragen überzeugend beantworten können, sind Sie Ihrem nächsten Karriereschritt schon ein Stück nähergekommen.

Do: Mehr über den Headhunter herausfinden

Kein Zweifel, auch unter den Personalberatern gibt es schwarze Schafe. Damit Sie Ihre Karriere nicht dem Falschen anvertrauen, sollten Sie beim ersten Kontakt mit einem Headhunter versuchen, möglichst viel über diesen in Erfahrung zu bringen. Fragen Sie nach seinem vollständigen Namen, notieren Sie seine Kontaktdaten und finden Sie heraus, in welcher Branche und auf welchem Karrierelevel die Expertise des Personalberaters liegt. Im Anschluss an das Telefonat sollten Sie einen Blick auf die Website der Personalberatung werfen. „Hier erkennt man, ob es sich um einen eher konservativen Ansatz oder einen pfiffigen Personalberater handelt“, erklärt Christian Pape von der Pape Consulting Group AG. Ein wichtiges Kriterium für einen guten Headhunter sei auch die Lebensdauer der Personalberatung – mindestens 10 Jahre alt solle diese sein, so Pape. „Dann können Sie sich sicher sein, dass der Headhunter sich bewährt hat.“

Do: Notizen machen

Schreiben Sie mit! Der erste Kontakt mit dem Headhunter ist eine Stresssituation, die Ihnen einiges an Konzentration abverlangt – Sie müssen sich perfekt und präzise präsentieren, gleichzeitig möchten Sie alles über die mögliche Karrierechance herausfinden. Doch werden Sie sich nach dem Telefonat an alles erinnern, was der Headhunter Ihnen erzählt hat? War die Stelle nun in Bonn oder in Köln? In Duisburg oder in Düsseldorf? Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen – so können Sie im Anschluss gezielte Rückfragen stellen.

Don’t: Zu forsch nachbohren

Auch, wenn Ihnen die Frage „Wie sind Sie auf mich gekommen?“ auf der Seele brennt, verkneifen Sie sich ein zu forsches Nachbohren. Denn damit bringen Sie So glänzen Frauen im BewerbungsgesprächHeadhunter in die Bredouille. Immerhin ist Diskretion eine ihrer Kernkompetenzen. „Von einem Personalberater wäre es höchst unprofessionell, wenn er den Referenzgeber benennen würde“, erklärt Dr. Thomas K. Heiden von heiden associates. „Ich empfehle Kandidaten eher, sich wertgeschätzt zu fühlen – immerhin wurden sie aufgrund ihrer beruflichen Erfolge weiterempfohlen und konnten so das Interesse der Personalberatung wecken.“

Don’t: Zu dick auftragen

Ein zu forsches Auftreten sollten Sie beim ersten Telefongespräch mit dem Headhunter jedoch vermeiden. Tragen Sie nicht zu dick auf – der Headhunter, der Sie kontaktiert hat, kennt Ihren Lebenslauf. Daher müssen Sie ihm Ihre Kenntnisse in Koreanisch und Mandarin nicht mehr unter die Nase reiben. Bleiben Sie selbstbewusst, doch versuchen Sie erst einmal zuzuhören, statt in Selbstbeweihräucherungen zu verfallen. Eine ausgewogene Interaktion ist im ersten Gespräch sehr wichtig. Konzentrieren Sie sich also vorwiegend darauf, Fragen zu beantworten und zugleich die richtigen Fragen zu stellen.

Don’t: Zu viel von sich preisgeben

Halten Sie sich beim ersten Kontakt noch etwas zurück – besonders mit Privatem. Wahrscheinlich kommen Fragen zu Ihrem Privatleben heute noch nicht auf den Tisch. Das erste Telefonat dient in erster Linie dazu, herauszufinden, ob die „Chemie“ stimmt, ob Sie ein guter Fit für das Unternehmen und dessen ausgeschriebene Position sind. Sollte der Headhunter tatsächlich die eine oder andere heikle Frage einwerfen – beispielsweise zu Ihrer Wechselbereitschaft – ist Vorsicht angesagt. Wenn Sie jetzt schonungslos ehrlich sind und in Schimpftiraden über schlechte Bezahlung und den aufgeblasenen Vorgesetzten ausbrechen, tun Sie sich keinen Gefallen. Überlegen Sie sich für diesen Fall eine Alternative: Sie haben alle Weiterentwicklungsmöglichkeiten in Ihrem derzeitigen Unternehmen ausgeschöpft und suchen nun nach neuen Herausforderungen. Vielleicht wollen Sie sich auch beruflich umorientieren?  In jedem Fall lautet die Devise: Privates soll privat bleiben.

c. Die richtigen Fragen stellen

Die richtigen Fragen zu stellen ist gerade beim ersten Kontakt mit dem Headhunter extrem wichtig. Sie verschenken sonst wertvolle Einsichten – schließlich wollen auch Sie herausfinden, ob die ausgeschriebene Position für Sie von Interesse ist. Grundsätzlich sollten Sie alle Fragen stellen, die Sie interessieren, rät Personalberater Gregor Lenkitsch. Zunächst sollten Sie jedoch versuchen, die Eckdaten der Stelle zu ermitteln:

  • Um welche Branche handelt es sich?
  • Für welche Funktion suchen Sie – Senior Manger, Head of oder Vice President?
  • In welchem Fachbereich ist die Position angesiedelt – Controlling, Marketing, Sales?
  • Wo ist das Unternehmen ansässig?

Anschließend geht es um die Feinheiten.

  • Welche Kernkompetenzen werden für die Stelle benötigt?
  • Ab wann ist die Position frei?
  • Wie groß ist das Unternehmen?
  • Mit welchem Jahresgehalt können Sie rechnen?

Beim ersten Kontakt mit dem Headhunter geht es in der Regel weniger um die konkrete Stelle, als um den Kandidaten selbst. Besteht Interesse? Wie sieht es mit der Wechselbereitschaft aus? „Erst nachdem diese Fragen geklärt sind, gehe ich mit dem Kandidaten gemeinsam das Stellenprofil durch und diskutiere, ob die geforderten Kernbereiche seinem Wunschprofil entsprechen“, so  Gregor Lenkitsch. Nutzen Sie das Gespräch mit dem Headhunter also als Chance, herauszufinden, wohin Ihr nächster Karriereschritt Sie führen könnte.

2. Erster persönlicher Kontakt mit dem Headhunter

Die erste Hürde ist geschafft. Sie haben den Anruf des Headhunters erfolgreich gemeistert, sind allen Fettnäpfchen großräumig ausgewichen und haben die richtigen Fragen gestellt. Nun hat der Headhunter ein erstes persönliches Treffen vereinbart, um herauszufinden, ob die Chemie stimmt. Wie Sie sich verhalten sollten, um die begehrte Position zu ergattern? Finden Sie es heraus!

3. Körpersprache im Headhunter-Gespräch

Beim ersten persönlichen Kontakt mit dem Headhunter ist ein selbstbewusstes und authentisches Auftreten der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie auf die Signale, die Ihr Körper aussendet. Blinzeln Sie ungewöhnlich oft? Kneten Sie nervös Ihre Finger? Schon die kleinste Geste kann darüber entscheiden, ob Sie als kompetenter Anwärter auf eine Spitzenposition wahrgenommen werden – oder als schwitzendes Nervenbündel. Bleiben Sie authentisch und versuchen Sie, eine innere Sicherheit aufzubauen. Ein hüftbreiter Stand, eine ausreichende Körperspannung und eine offene Körpersprache sind in einer Interview-Situation mit einem Headhunter deutlich von Vorteil.

Neben Ihrer Körperhaltung sollten Sie besonders auf diese non-verbalen Signale achten:

  1. Blickkontakt: Sehen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen, und das 80 bis 90 Prozent der Zeit.
  2. Händedruck: Wichtig ist ein kurzer, fester Händedruck und eine trockene Handfläche.
  3. Gestik: Zappeln Sie nicht herum und Finger weg vom Gesicht! Versuchen Sie stattdessen, Ihren Worten mittels Ihrer Gesten Ausdruck zu verleihen.
  4. Stimmlage: Sprechen Sie mit fester, klarer Stimme – nicht zu schnell, nicht zu hoch.
  5. Mimik: Entspannen Sie Ihre Gesichtsmuskulatur. Sympathiepunkte sammeln Sie mit einem angedeuteten Lächeln.
  6. Kleidung: Hier gilt: lieber ein Tick zu formell als zu informell. Achten Sie auf eine gute Passform der Kleidung.

4. Headhunter-Knigge für Kandidaten

Erscheinen Sie pünktlich zum Vorstellungsgespräch – und vor allem, gut vorbereitet. Bleiben Sie gelassen, zeigen Sie sich so, wie Sie sind und führen Sie ein Gespräch auf Augenhöhe. Mit überheblichen Kandidaten können Headhunter ganz und gar nichts anfangen. Ein Senior Manager habe sogar einmal seine Frau zum Vorstellungsgespräch geschickt, weil er krank war und damit argumentierte, seine Frau wisse ohnehin alles über ihn, erzählt Personalberater Gary Chaplin von Gary Chaplin Executive Search. Personalberater Dr. Thomas K. Heiden kann von einem ähnlichen Faux-Pas berichten. Beim Closing-Dinner mit dem zukünftigen Arbeitgeber trank ein Kandidat alleine eine Flasche Wein und fünf Flaschen Bier. Lassen Sie also die Finger von Alkoholischem – selbst, wenn Sie sich zum ersten persönlichen Kontakt mit dem Headhunter in einem Restaurant verabredet haben.

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