Meeting Produktiver machen

Kurz, knackig, klar – so wird Ihr Meeting produktiv

Meetings stehen wohl in jedem Unternehmen auf der Tagesordung, doch begeisterte Anhänger findet man nur selten. Das Problem: Meetings werden häufig als unproduktiv wahrgenommen, viele arten in Selbstbeweihräucherungsrunden und Geschwafel aus. Ein bisschen Ego-pushen hier, ein bisschen Besserwissern dort, fertig ist ein Horrormeeting, wie es im Buche steht. Wir erklären, welche Angewohnheiten wahre Produktivitätskiller sind und wie Sie diese gekonnt verhindern. Mit unseren Tipps wird Ihr Meeting produktiv, effizient – und erfolgreich.

so wird Ihr Meeting produktiv

Obwohl jährlich über 37 Milliarden Dollar für Meetings ausgegeben werden, belegen Studien, dass Führungskräfte mehr als 67 Prozent ihrer Konferenzen als unproduktiv empfinden. Dabei verbringen Spitzenkräfte aus dem Mittelmanagement 37 Prozent ihrer Zeit in Meetings – im Top-Management sind es ganze 50 Prozent. Auch Arbeitnehmer opfern regelmäßig Zeit. Allein vier Stunden gehen wöchentlich für die Vor- und Nachbereitung von Meetings drauf – die Zeit für die Meetings selbst nicht eingerechnet.

Dabei fördert der regelmäßige Austausch mit anderen Abteilungen den reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen. Meetings bieten die Möglichkeit, viele Kollegen zugleich auf denselben Stand bringen, die Teilnehmer können dabei Ideen in größerer Runde diskutieren und Feedback zu verschiedenen Themen einfordern. Unterschiedliche Perspektiven sind dabei ein entscheidender Vorteil.

Dann und wann passiert es, dass ein Kollege den Grund eines Meetings entscheidend missversteht – nämlich als Bühne für seinen Selbstdarstellungstrieb. Spätestens wenn das Meeting in eine One-Man-Show ausartet, ist es höchtste Zeit, einzugreifen. Meetings sind dazu da, um Dialoge zu führen – alles andere wäre höchst unproduktiv. Auch mangelnde Organisation und Struktur haben zur Folge, dass Ihre Kollegen irgendwann mit ihren Gedanken abschweifen. Umfragen ergaben, dass 92% der Teilnehmer in einem Meeting andere Dinge tun – sie schreiben oder beantworten E-Mails, sie planen Termine oder feilen an der Kommunikationsstrategie für die neue Werbekampagne. Dass kein effektiver Austausch zustande kommen kann, wenn die meisten Teilnehmer eines Meetings abgelenkt sind, ist klar. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihr Meeting möglichst produktiv gestalten.

So wird Ihr Meeting produktiv – die ultimative Checkliste

1. Setzen Sie kürzere Meetings an

Länger ist nicht immer besser. Behalten Sie im Hinterkopf, dass die geistige Leistungskurve Ihrer Kollegen bereits nach 45 Minuten absackt – Ihre übrigens auch. Außerdem gilt: Beenden Sie das Meeting pünktlich. Nutzen Sie die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht. Wenn Sie ein Meeting ständig überziehen, sorgt das nur für Unmut und Demotivation – schließlich haben Ihre Mitarbeiter auch andere Aufgaben zu bewältigen.

2. Geben Sie Ihrem Meeting eine klare Struktur

Machen Sie es ihrem Team ein bisschen einfacher. Mit einer Agenda weiß jeder, worauf er sich einstellen – und wann es für ihn sinnvoll ist, die Ohren zu spitzen und die E-Mail E-Mail sein zu lassen. Zudem verhindert eine Agenda, dass Sie oder Ihre Teammitglieder zu stark abschweifen und das Meeting so in unstrukturiertes Geplauder ausartet. Bleiben Sie fokussiert – so wird Ihr Meeting produktiv und effizient.

3. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungshaltung

Stellen Sie klar, was Sie sich von einem Meeting versprechen. Welche Erkenntnisse erhoffen Sie sich? Welches Ziel hat das Meeting? Notieren Sie die wichtigsten Diskussionspunkte in Ihrer Agenda. Formulieren Sie diese als offene Fragen – so können Sie gleich in die Diskussion starten. Denn ein dynamischer Dialog ist das, wovon die Teilnehmer am meisten profitieren.

Falls nicht alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind, ist es Ihre Aufgabe, dies zu ändern. Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings drei Minuten Zeit, um das Projekt zu erklären und relevante Hintergründe zu erläutern. Auf welche Probleme sind Sie bereits gestoßen? Wie wollen Sie diese angehen? Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer die gleichen Voraussetzungen haben.

4. Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein

Die Zeit Ihrer Mitarbeiter ist ebenso wichtig wie Ihre eigene – deshalb sollten Sie respektvoll damit umgehen. Nichts ist für Ihre Kollegen lästiger, als in einem Meeting zu sitzen, zu dem sie nicht das geringste beizusteuern haben. „FYI“-Meetingeinladungen werden allenfalls als Zeitverschwendung betrachtet. Kein Wunder, dass der betroffene Kollege sich in dieser Zeit ausgiebig seinem vollen Posteingang widmen wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Teilnehmer einladen – Kollegen, die das zu besprechende Projekt tangiert, aber auch solche, die wertvolle Einsichten und Perspektiven beisteuern können. Neue Ideen und Impulse entstehen schließlich durch den Einbezug unterschiedlicher Blickwinkel.

5. Liefern Sie Anschauungsmaterial

Auch wenn Ihr Meeting eine wöchtentliche Angelegenheit ist, sollten Sie nicht in Lethargie verfallen. Sorgen Sie für visuelles Anschauungsmaterial – hierfür eignen sich Tabellen, Zahlen, Fakten oder die Best Practices Ihrer Konkurrenz. Je mehr audiovisuelle Reize Sie kreieren, desto stärker kurbeln Sie die Aufnahmefähigkeit – und das Erinnerungsvermögen – Ihrer Kollegen an.

6. Halten Sie wichtige Erkenntnisse fest

Worauf hatten wir uns letztes Mal bezüglich der neuen Ad-Kampagne geeinigt? Und hatte Mareike nicht diese tolle Idee für den neuen TV-Spot gehabt? Das beste und produktivste Meeting nützt nichts, wenn Sie am nächsten Tag nicht mehr wissen, was Sie eigentlich besprochen haben. Ernennen Sie einen Protikollführer, damit Ihre hart erarbeiteten Erkenntnisse nicht verloren gehen. Oder schreiben Sie die wichtigsten Ideen und Einsichten ans Whiteboard. Auch eine Follow-up Mail mit den wichtigsten Gedanken und Ihrem Plan für die weitere Vorgehensweise ist hilfreich. So wird Ihr Meeting produktiv – ein voller Erfolg eben.



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