Unabhängig davon, in welchem Unternehmensbereich Sie tätig sind, lernen Sie die richtige Dokumentation Ihrer Arbeitsabläufe. So arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter effizienter, sparen Zeit und verbessern Ihre Arbeitsprozesse. Beachten Sie die folgenden sechs Punkte:
1. Die richtige Eingrenzung der Arbeitsprozesse
Für die Dokumentation von Arbeitsprozessen ist es wichtig, zunächst den Ablauf richtig einzugrenzen. Legen Sie fest:
- Wann der Arbeitsablauf beginnt.
- Wann er beendet ist.
Nachdem Sie diese Grenzen klar definiert haben, erkennen Sie und Ihre Mitarbeiter leichter,
- wann der Arbeitsablauf beginnt.
- wann er beendet ist und die nächste Aufgabe folgt.
2. Die Festlegung des In- und Output
Nun müssen Sie den In- und Output für einen bestimmten Prozess festlegen. Klären Sie folgende Fragen:
- Was wird für den Arbeitsablauf benötigt?
- Wie soll das richtige Ergebnis aussehen?
So gewinnen Ihre Mitarbeiter schon früh einen Überblick, welche Ressourcen oder Informationen sie für den Beginn des Arbeitsprozesses brauchen. Gleichzeitig wissen sie, wie das Ergebnis später aussehen soll. Geht der Arbeitsprozess in die falsche Richtung, so können Sie ihn rechtzeitig korrigieren.
3. Die Art und Weise der Zielerreichung
Nachdem der Start- und Endpunkt des Prozesses festgelegt ist, müssen Sie die erforderliche Arbeitsleistung definieren, um das Ziel zu erreichen. Berücksichtigen Sie dabei auch Arbeitsschritte wie die Festlegung.
- der Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter
- wann sich Ihre Mitarbeiter mit Ihnen als Führungskraft oder mit dem Management abstimmen müssen.
- wie wichtige Entscheider gezielt informiert werden.
Infolge der detaillierten Beschreibung dieser Arbeitsschritte können Ihre Mitarbeiter selbstständig und effizienter arbeiten. Sie müssen sich nicht ständig bei Ihnen als Führungskraft rückversichern. So können Sie sich mehr auf Ihre eigene Managementtätigkeit konzentrieren.
4. Zuständigkeiten innerhalb Ihres Teams
Klären Sie vorab die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Teams. Ist exakt festgelegt, welcher Mitarbeiter welchen Teil der Arbeit verantwortet, beugen Sie Missverständnissen vor. Dadurch verhindern Sie, dass Aufgaben unerledigt bleiben, weil die eine Hand nicht weiß, was die andere tut. Zudem vermeiden sie von vornherein Spannungen und Kompetenzgerangel innerhalb Ihres Teams.
5. Organisationspläne und Ablaufdiagramme
Erstellen Sie Organisationspläne und Ablaufdiagramme für jeden Arbeitsprozess. Beachten Sie bei der Konzeption: Mitarbeiter können sich oft Schaubilder besser einprägen als schriftliche Anleitungen. Visuelle Hilfsmittel eignen sich besonders bei internationalen Kollegen multikultureller Teams, wenn die Sprache zum Hindernis werden kann. Neue Mitarbeiter erhalten einen Überblick und können schnell in den Arbeitsablauf einsteigen.
6. Regelmäßige Revision Ihrer Arbeitsprozess
Prüfen Sie, ob sich der dokumentierte Arbeitsablauf in der Praxis bewährt hat. Beachten Sie folgende Fragen:
- Wo sind in der Praxis noch Probleme aufgetreten und wie kann Ihr Team sie in Zukunft verhindern?
- Wie lässt sich der Ablauf noch produktiver gestalten?
… und arbeiten Sie Ihre Ideen ein.
Unterziehen Sie Ihre dokumentierten Arbeitsprozesse regelmäßigen Checks. Neue Technologien und Ihre wachsende Arbeitserfahrung bieten immer neue Verbesserungsmöglichkeiten. Auch der Austausch mit anderen Senior Managern kann neue Impulse liefern.
Und sollten Sie keine Optimierungsmöglichkeiten mehr finden, so haben Sie zumindest die Gewissheit, Ihre Arbeit auf maximalem Effizienzniveau zu erledigen.
Optimierte Arbeitsprozesse für ein effektives Zeitmanagement
Die Dokumentation der Arbeitsprozesse lohnt sich, da Sie für Ihr Unternehmen Geld und Zeit sparen. Sorgen Sie als Führungskraft dafür, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche genau kennen und wissen, wie sie ihre Aufgaben am besten erledigen. Durch die stetige Weiterentwicklung des Arbeitsprozesses lernt jedes Team aus den Erfahrungen des Teams davor. Zudem müssen Sie weniger Hilfestellung leisten und können sich auf Ihre eigenen Ziele konzentrieren. Indem Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, arbeiten auch Sie erfolgreicher und produktiver und machen den nächsten Karriereschritt.
