Virtuelle Teams führen: Die Vorteile

Virtuelle Teams führen: Chancen nutzen – Herausforderungen meistern

Die heutige Arbeitswelt ist von zunehmender Internationalität, schnellen Kommunikationswegen und weitreichender Flexibilität von Beschäftigungsmodellen bestimmt. Dies wirkt sich auch auf die Art aus, wie Teams gebildet werden und wie diese arbeiten. Virtuelle Teams werden in einigen Branchen immer mehr zum Standard. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass die Teammitglieder über mehrere Städte, Länder oder sogar Kontinente verteilt sind. Die interne Kommunikation läuft über Skype, Videokonferenzen, E-Mails oder über das Telefon ab. Wer virtuelle Teams führen will, muss sich auf Herausforderungen gefasst machen: Wir zeigen Chancen, Risiken virtueller Teams auf und erklären, wie Führungskräfte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit über Raum und Zeit hinweg sorgen.

Virtuelle Teams führen: Die Vorteile

 

Virtuelle Teams führen: Die Vorteile

 

Virtuelle Teams bieten Chancen und Vorteile − für die Teammitglieder selbst, das Unternehmen sowie für die verantwortliche Führungskraft.

 

Vorteile virtueller Teams Unternehmen:

 

  • Weniger Reisekosten / Spesen
  • Weniger Kosten für Bürofläche (Meetingräume etc.)
  • Einbindung der besten Experten, unabhängig von deren Wohn- und Arbeitsort
  • Internationale Präsenz mit wenig Aufwand

 

Vorteile virtueller Teams für Teammitglieder:

 

  • Weniger Reisetätigkeit
  • Zusammenarbeit mit internationalen Experten
  • Teilnahme an spannenden Projekten
  • Flexible Arbeitszeiten / Arbeit von zu Hause aus
  • Vermeidung von Konflikten, die aus persönlichen Sympathien und Antipathien einzelner Mitglieder entstehen

 

Der Senior Manager, der das Team leitet, hat den großen Vorteil, die besten Experten für sein Projekt verpflichten zu können, ohne in seiner Wahl von deren räumlicher Erreichbarkeit eingeschränkt zu sein.

 

Erste Aufgabe: Vertrauen schaffen

 

All diesen Pluspunkten stehen jedoch auch Herausforderungen gegenüber. Diese resultieren hauptsächlich aus der mangelnden informellen und Face-to-Face-Kommunikation sowie einem hohen Organisationsaufwand. Es ist die anspruchsvolle Aufgabe des Senior Managers, diese Nachteile zu kompensieren.

Studien über virtuelle Teams haben gezeigt, dass das Vertrauen in die Zuverlässigkeit und die Kompetenz der anderen über Erfolg oder Scheitern des Teams entscheidet. Da Vertrauen vor allem durch Face-to-Face-Kommunikation aufgebaut wird, ist dieser Punkt bei virtuellen Teams ein kritischer Faktor. Es ist daher von großem Vorteil, wenn zum Start des gemeinsamen Projektes eine tatsächliche Begegnung der Teammitglieder stattfindet.

Ist dies nicht möglich, ist es Aufgabe des Teamleiters, eine größtmögliche persönliche Nähe zwischen den Mitgliedern herzustellen. Dies kann − zu Beginn des Projektes − durch ausführliche Videokonferenzen erreicht werden, in denen sich die Teilnehmer persönlich vorstellen. Hier ist es wichtig, ein Medium zu wählen, durch das der Einzelne sichtbar ist, sodass auch Gestik und Mimik lesbar sind. Sind gewisse Charaktereigenschaften der Teammitglieder, wie beispielsweise ein ironischer Humor, den anderen bekannt, kommt es in der späteren Kommunikation seltener zu Missverständnissen.

 

Regeln für die Gruppen-Kommunikation

 

Für eine reibungslose Kommunikation der Teammitglieder sollte der Senior Manager zudem eine einheitliche Kommunikationsplattform schaffen. Nicht zu vernachlässigen ist dabei die Sicherstellung der entsprechenden Medienkompetenz, da nicht jeder Mitarbeiter mit Skype und ähnlichen Technologien vertraut ist. In diesem Zuge gilt es, eine verbindliche Netiquette zu etablieren. Konventionen beispielsweise darüber, auf welche Weise und in welchem Zeitraum auf Anfragen reagiert werden muss oder wer wann in CC zu setzen ist, sollten am besten schriftlich fixiert sein, um Konflikte zu vermeiden.

 

Motivation, Kontrolle und Mediation

 

Ein kritischer Punkt bei virtuellen Teams ist zudem die Schwierigkeit, über eine große Distanz hinweg zu motivieren und anzuspornen.. Durch den Mangel eines direkten Feedbacks ist ein hohes Maß an Eigenmotivation notwendig, über die nicht alle Mitarbeiter verfügen. Einer guten Führungskraft gelingt es, die Motivation der Gruppenmitglieder und einen gewissen „internen Wettkampf“ zu stärken, indem er Erfolge Einzelner im Plenum würdigt. Anreize können Senior Manager auch durch die Implementierung eines online einsehbaren Belohnungs- oder Punktesystems schaffen.

Dem voran gehen muss eine möglichst regelmäßige Erfolgskontrolle vonseiten der Teamleitung. Dies kann entweder aktiv geschehen oder über die Einforderung von Statusberichten.

Zu den Aufgaben der Führungskraft eines virtuellen Teams gehört es zudem, Konflikte innerhalb der Gruppe frühzeitig zu erkennen und entsprechend vermittelnd einzuschreiten. Dies trifft auf jede Teamleitung zu, doch bei virtuellen Teams bleiben Spannungen in der Regel länger unterschwellig und sind von außen schwerer zu erkennen. Eine Lösung hierfür wäre, beispielsweise im Zuge der Erfolgskontrollen standardmäßig nach Kritikpunkten und Verbesserungsvorschlägen zu fragen.

 

Die Aufgaben des Executive Managers eines virtuellen Teams sind also:

  • Vertrauenskultur herstellen
  • Medienkompetenz jedes Mitglieds sicherstellen
  • Plattform für Gruppen-Kommunikation schaffen
  • Netiquette etablieren
  • Erfolge einzelner Mitglieder würdigen
  • Regelmäßige Erfolgskontrollen
  • Konflikte frühzeitig erkennen und als Mediator fungieren

 

Wer virtuelle Teams führen will – und zwar erfolgreich – sollte sich also zunächst damit beschäftigen, welche Grundvoraussetzungen Sie schaffen müssen. Nur, wenn Sie als Führungskraft auf die Bedürfnisse des Teams eingehen, können die einzelnen Mitglieder effektiv zusammenarbeiten.


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