E-Mail an den Vorgesetzten

You’ve Got Mail: So verfassen Sie eine E-Mail an den Vorgesetzten

Dass für E-Mails unterschiedliche Standards gelten, kann man schon mal vergessen. In der konstanten Nachrichtenflut, der wir tagtäglich ausgesetzt sind (lesend, schreibend, antwortend), übersehen wir gelegentlich, dass E-Mails – je nach Empfänger – verschiedener Schreibstile bedürfen. Nehmen Sie folgendes Beispiel: Sie schreiben an das Senior Management – oder an Ihren Vorgesetzten. Diese Nachricht sollte um einiges formeller ausfallen, als eine E-Mail an Ihre Kollegen. Vermeiden Sie außerdem alles, was ein schlechtes Licht auf Sie als Arbeitnehmer werfen könnte. Wenn Sie selbst ein Senior Manager sind, und jemandem auf der gleichen Hierarchieebene schreiben, brauchen Sie weniger Brimborium zu veranstalten. Wir haben Leitlinien aufgesetzt, an denen Sie sich orientieren können, wenn Sie eine E-Mail an den Vorgesetzten schreiben.

 

E-Mail an den Vorgesetzten

 

Stellen Sie sich vor

Wenn Sie eine E-Mail an einen Senior Manager in einem anderen Unternehmen verfassen – oder intern an einen Manager, mit dem Sie nicht persönlich bekannt sind, – sollten Sie zunächst erklären, wer Sie sind und in welcher Verbindung Sie zueinander stehen. So versteht der betreffende Senior Manager den Kontext und liest weiter.

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Kommen Sie zum Punkt

Denken Sie daran, dass der Grundgedanke einer E-Mail an den Vorgesetzten darin liegt, Informationen möglichst schnell auszutauschen. E-Mails sollten daher kurz und präzise sein und sich auf ein Kernthema beschränken. Zudem sollten sie ganz klar kommunizieren, welche Informationen Sie von Ihrem Vorgesetzten benötigen. Kommunizieren Sie nicht zuviel! Wenn Sie mehr sagen wollen, als es in 3 bis 4 kurzen Paragraphen möglich ist, sollten Sie ein persönliches Treffen arrangieren.

 

Zeigen Sie, wie Ihr Vorgesetzter handeln soll

Senior Manager haben alle Hände voll zu tun. Sie schreiben eher zurück, wenn Ihre E-Mail leicht zu beantworten ist. Eine aktuelle Studie in den USA fand heraus, dass Nutzer, die mehr als 100 E-Mails am Tag erhalten (was für Senior Manager nicht unüblich ist), nur auf etwa 5 Prozent davon reagieren. Behalten Sie das im Hinterkopf, wenn Sie Ihre E-Mail an den Vorgesetzten verfassen. Wenn Sie um ein Treffen bitten, sollten Sie statt einem „wenn Sie verfügbar sind“ konkrete Zeiten vorschlagen. Wenn Sie einen Manager darum bitten, etwas zu tun, sprechen Sie lieber auch das „wie“ an.

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Vorsicht bei Kritik

Bei Beschwerden sollten Sie vorsichtig sein, besonders wenn diese E-Mail an den Vorgesetzten geht. Wenn Sie die falschen Formulierungen wählen, könnten Sie vom Management in Zukunft als Pessimist oder Nörgler abgestempelt werden – und das könnte Ihrer beruflichlichen Laufbahn schaden. Natürlich muss man manchmal etwas in einer E-Mail kritisieren. Dann üben Sie konstruktive Kritik und halten Sie sich an die Fakten. Versuchen Sie den Fehler in den Handlungsweisen zu finden, nicht im Handelnden.

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Wenn sie sich unwohl fühlen würden, wenn mehrere Leute (oder ein Vorgesetzter) einen bestimmten Punkt in Ihrer E-Mail lesen, lassen Sie ihn aus und klären Sie ihn in einem persönlichen Gespräch.

 

Richtig verabschieden

Schließen Sie die E-Mail an den Vorgesetzten richtig, wenn Sie nicht gerade in einem Start-up arbeiten, wo jeder jeden gut kennt. Bei Managern, die Sie nicht oder kaum kennen, beenden Sie die Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“. Wenn es weniger formal sein soll, reicht auch ein „Beste Grüße“. Geben Sie danach Ihre volle Signatur mit Namen, Position und Kontaktdaten an. Lassen Sie die Finger von GIFS, Zitaten oder Fotos in Ihrer Signatur.

Berufliche E-Mails unterscheiden sich von privaten, trotzdem spiegeln sie Ihre Persönlichkeit wider. Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten also, wie kompetent, zuverlässig und professionell Sie sind. Schreiben Sie kurze Mails, die sofort zum Punkt kommen und klar erkennen lassen, wie Ihr Vorgesetzter reagieren soll. So schaffen Sie Vertrauen und bauen eine bessere berufliche Beziehung mit Ihrem Senior Manager auf.


Kate RodriguezKate Rodriguez arbeitet als freie Marketing-Texterin in München. Sie besitzt mehr als 20 Jahre Erfahrung in öffentlichen und privaten Organisationen. Sie war als internationale Handelsanalytikerin für die US-Regierung tätig und arbeitete als Karrierecoach an einer Universität, wo sie sich auf internationale Karriere spezialisiert hat. Zuletzt arbeitete sie für Experteer im Kundenservice sowie anschließend als Online Marketing Manager.


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